مدیران کسب‌وکار اغلب در توصیف سبک ارتباطات خود، از کلماتی مثل شفاف‌سازی و صداقت استفاده می‌کنند. ولی اگر حرف و شعار را کنار بگذاریم، می‌بینیم عده‌ی کمی از رهبران سازمانی در روابط بین کارمندان یا مشتریان، شفافیت عمل دارند که این موضوع به زیان کسب‌وکار آن‌ها تمام می‌شود.
هر شرکتی که در فرهنگ سازمانی خود ویژگی‌هایی مثل شفافیت و وضوح عمل را نگنجاند، با مشتریان عصبانی و کارمندانی مواجه خواهد بود که مسئولیت‌ها و وظایف خود را درست متوجه نمی‌شوند.
حجم زیاد برنامه‌ها، لیست کارهایی که بی‌پایان به نظر می‌رسند و مشتریان و پرسنلی که صفات و شخصیت‌های متفاوتی دارند، بزرگ‌ترین موانع جریان متعادل ارتباطات سازمانی هستند.
شاید هیچ‌کس نتواند به‌طور کامل و دقیق، ارتباط شفاف را توصیف کند. نکته اینجا است که شفافیت در رفتار، یک عادت است و مانند تمام عادات دیگر، برای تکمیل و تقویت به مداومت و پیگیری نیاز دارد.
با لحن ساده‌ای صحبت کنید
کریس میر، مدیرعامل و مؤسس استارتاپ BodeTree، در وبلاگ خود می‌نویسد:
در دوران دبیرستان، ما باید یکی از سه زبان فرانسه، لاتین و اسپانیایی را به‌عنوان زبان دوم خود انتخاب می‌کردیم و یاد می‌گرفتیم. کلاس لاتین، کلاس کوچک و خلوتی بود و به همین دلیل من لاتین را انتخاب کردم. این تصمیم، مثل بسیاری از ایده‌های نوجوانی دیگر، تصمیم اشتباهی بود. نه‌تنها موضوعات آموزشی لاتین بسیار گیج‌کننده و پیچیده بودند، بلکه معلم ما یک افسر اتریشی بازنشسته بود که صبر و تحمل خیلی کمی داشت. بگذارید خلاصه بگویم، وضعیت کلاس به‌قدری بد بود که من از هر چیزی که به لاتین ارتباطی پیدا می‌کرد متنفر شدم.
این روزها، تنها جایی که ممکن است جمله‌ای به زبان لاتین ببینیم، اسناد قانونی است، آن‌هم زمانی که ناچارند یک مفهوم سنگین حقوقی را باز کنند و توضیح دهند. البته وکلا و قضات مقصر این ماجرا نیستند. ما هنوز در متون حقوقی، صنعتی، حسابداری و بانکداری با اصطلاحات سنگینی مواجه می‌شویم که درک آن‌ها برای عموم آسان نیست.
همیشه نقل‌قول مارک تواین را به یاد داشته باشید: «هنگامی‌که می‌توانید در یک جمله از کلمات ۵ سنتی استفاده کنید، کلمات ۵ دلاری را خرج آن نکنید.» مهم این است که استراتژی رهبری شما بر ایده‌هایی روشن، شفاف، واضح و ساده بنا شده باشد. هنگامی‌که شما خودتان را متعهد کنید که منظورتان را با زبانی شفاف و ساده بیان کنید، فرهنگ شفافیت در شرکت شما به وجود خواهد آمد.
همیشه یک داستان عالی داشته باشید
گفتن یک داستان عالی، سنگ بنای ارتباطات قوی است. مشتریان و اعضای تیم، با یک روایت توصیفی بهتر ارتباط برقرار می‌کنند تا فهرستی از اطلاعات و دستورالعمل‌ها.
لزوماً برای برقراری رابطه‌ی خوب با دیگران، نیاز به داستان ندارید؛ ولی بیان مأموریت، استراتژی و دستورالعمل‌های عملیاتی شرکت به‌صورت روایت منسجم، می‌تواند ابهامات افراد را برطرف کند و در ضمن بهتر در ذهن آن‌ها بماند.
شما می‌توانید تصمیمات و درخواست‌های خود را در قالب داستان با اعضای تیم در میان بگذارید. کافی است موضوع و پس‌زمینه‌ی آن را در دست بگیرید و روایت خود را طوری تنظیم کنید که در عین سادگی، توضیح‌دهنده‌ی چگونگی روند درخواست یا حکم شما باشد و بعد آن را با کارمندانتان به اشتراک بگذارید. در این حالت، با چالش ساده‌تری مواجه هستید. باید نقش کارمندان یا اعضای تیم را در این داستان مشخص کنید و برایشان روشن کنید که چطور می‌توانند با انجام کامل وظایف خود، هدف تیم (موضوع داستان) را محقق کنند. هدف این است که به اعضای تیم کمک کنید موضوع را درک کنند و البته به آن‌ها انگیزه بدهید تا خروجی مطلوب را به دست آورند.
حرف‌هایتان را تکرار کنید
کافی نیست که مقاصد خود را در قالب داستان برای اعضای تیم یا مشتریان تعریف کنید؛ بلکه باید مطمئن باشید که همه‌ی افراد برداشت یکسانی از داستان شما دارند. اگر در انگیزه دادن به کارمندان یا برقراری ارتباط با مشتریانتان به مشکل برخوردید، به این معنا نیست که داستان شما اشتباه است، بلکه ممکن است به تمرین بیشتری نیاز داشته باشید؛ چراکه روایت کردن صریح، یک مهارت اکتسابی و مستلزم آموزش و تمرین است.
شما و تیمتان، باید تلاش کنید به یک نسخه‌ی یکسان و سازگار از داستان شرکت خود برسید. ممکن است اوایل، هر فرد تمایل داشته باشید بر یک بعد خاص داستان متمرکز شود (که این امر موجب اختلاف شما یا ازهم‌گسیختگی روند کارتان می‌شود)، ولی مطمئن باشید زمانی که همه‌ی افراد تیم صورت صحیح داستان را درک کنند، تیمی قوی و باانگیزه خواهید داشت. به‌مرور قدرت پرداخت داستان در شما تقویت می‌شود و نتیجه‌ی تلاش خود را می‌بینید.
تمرین، صبر و گذشت زمان کلیدهای رسیدن به روابط شفاف و صریح هستند. هیچ فرمول جادویی وجود ندارد که تضمین کند همه‌ی افراد یک تیم درک یکسانی از مأموریت یا هدف شرکت دارند. تنها راه موفقیت این است که اعضای تیم، صرف‌نظر از رتبه و موقعیت خود، اولویت را در تعاملات شفاف ببینند.